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【職場安全衛生推動】 ISO45001 諮詢、參與、溝通管理程序

1.目的：

為確保職安衞管理系統落實執行及其有效性，訂定階層間與單位間的溝通方式，使職安衞管理制度能達成公司內部之共識，並建立本公司對內、對外之諮詢、溝通、反應、及處理管道並安排工作者及其安全衛生工作者代表積極參與環安衛生管理系統，作為相關單位、人員等之遵循依據，以有效解決職業安全衛生相關問題。

2.範圍：

2.1 凡公司內部所有員工、承攬商、供應商、外包商、主管機關、客戶及外部相關團體與供應商等均適用之。

3.定義：

3.1 工作者：泛指員工、供應商、承攬商、外包商、訪客、政府機關、交流學術單位、辦理活動所涉及人員..等。

3.2 其他利害相關團體：泛指客戶、政府機關、安衞團體協會、新聞媒體、鄰廠 及社會一般大眾等。

3.3溝通方式與工具：

3.3.1 文書方式—可使用表單記錄、報告、文件、圖面、公告、電子媒體等。

3.3.2 非文書方式—可使用會談、會議、電話、簡報、指導、廣播、演練、實物介紹等。

3.4溝通原則

3.4.1 傳達者以適當溝通方式與工具，清楚明確地傳達訊息，且適當確認接收者是否已正確掌握資訊。

3.4.2 接收者須注意傾聽或仔細審查文書，有不了解或懷疑時，應回饋傳達者。必要時，可重複傳達者的訊息重點，以確認是否誤解。

3.4.3 針對事實溝通，以產生共識，不可流於情緒上的紛爭。

4.權責：

4.1環安課：

4.1.1外部利害相關者對安全衛生相關法規符合性疑慮之溝通。

4.1.2環安衛生之提案、陳情與抱怨、抗議事件之說明與回應。

4.1.3對內部員工、承攬商、主動傳遞訊息及溝通。

4.1.4安全衛生相關主管機關對安全衛生議題相關計畫實施之回應。

4.1.5主動且適時更新公告安全衛生員工代表及安全衛生管理代表名單。

4.2安全衛生管理委員會主任委員：主動諮詢勞工代表之意見。

4.3員工代表：

4.3.1代表員工於安全衛生委員會議表達安全衛生議題相關意見。

4.3.2參與安全衛生政策及相關程序之審查。

4.4事務部：接受外部訊息，並轉由環安課或其他相關權責單位處理。

4.5營業部/品證部：接收來自客戶有關工安要求、疑慮或問卷，轉由環安課及相關部門處理。

4.6 購買課：

4.6.1 供應商、承攬商安全衛生相關要求訊息之通知。

4.6.2 環安衛政策之傳達。

4.7 警衛：接受外部訊息，並轉由環安課或其他相關權責單位處理。警衛無法找到相關人員處理時，留下紀錄轉達相關單位處理。   

5.內容：

5.1作業流程：

5.1.1公司環安衞內部諮詢參與溝通作業流程。(附件一)

5.1.2公司環安衞外部溝通作業流程。(附件二)

5.2溝通對象：

5.2.1內部：本公司所屬員工，派遣人員等皆屬之。

5.2.2外部：

    a)主管機關。

    b)承攬商、供應商、外包商、客戶、專家團體、鄰廠及其他外部業者等

5.3諮詢、參與、溝通作業：

    5.3.1諮詢、溝通管道：

    a) 諮詢直屬主管。

    b) 諮詢安衞管理室。

    c) 直接洽詢業務權責部門（如事務部、製造部、管理部等）。

    d) 透過員工代表與安全衛生委員會表達意見。

    e) 安全衛生推進會議或安全衛生委員會議

    f) ISO 管理審查會議提出安全衛生相關議題。

  5.3.2諮詢、參與、溝通內容：

    a) 安全衛生相關法規符合性相關疑慮。

    b) 公司環安衞政策、目標、管理方案、管制程序擬定或修定時。

    c) 任何工作場所之安全的狀況改變時（如新增產線、製程變更時）。

    d) 衍生之安全衛生相關議題及意見。

    e) 安全衛生管理系統之要求事項及本公司之推行重點。

    f) 環事件之陳情與抗議事件。

    g) 緊急事件之因應說明。

    h) 對協力廠商、人員之安全衛生注意事項。

    5.3.3 作業要點：

        a) 管制文件在發行前，主辦單位應會相關單位或人員審查，以防止文件 執行時產生爭議；單位主管應負責在文件生效前，向相關下屬宣導、訓練，以確保文件有效執行。

        b) 各種業務或活動推展，承辦者、作業者等應依核准之文件或主管補充  指示執行。執行過程或結果（尤其屬於不符合狀況），相關人員應依規定方式（文書或口頭）與相關單位溝通。

        c) 各級主管應宣導環安衞政策、有關之職安衞目標，以及符合顧客要求及法令/規章要求的重要性。

        d) 公司內部為有效推動職安衞系統運作，可定期或不定期採取會議方式  檢討執行成效或重大問題，以採行矯正/預防措施，或提出改善方案。

  5.4內部溝通作業：

    5.4.1 公司ISO政策、安全衛生議題，由安衞管理室利用電子郵件、會議紀          錄、一般公告等任一型式主動傳遞訊息，告知本公司相關同仁。

    5.4.2 公司安全衛生委員會主任委員、員工代表名單，由環安課利用電          子郵件、會議紀錄、一般公告等任一型式主動傳遞訊息，告知本公司         相關同仁。

    5.4.3 公司同仁對環境安全衛生相關議題之建議事項，可由同仁或單位主管，直         接向相關權責部門反應、或安衞管理室反應，經環安課室瞭解後，          洽請相關權責單位，針對該意見適當處理，並予以回覆說說明。

    5.4.4 公司同仁意見，經環安課室彙整後判斷可作為ISO系統修          正參考時，得由公司安全衛生相關會議討論之。

    5.4.5 一般員工：

          a) 透過員工代表，於安全衛生相關會議中，表達安全衛生相關之意見。 需處理之事項，應提交權責部門處理，並列入會議紀錄追蹤處理狀 況。

          b) 填寫內部溝通申請單，詳細填寫溝通事項，經由主管簽核後， 轉由環安課判斷相關權責單位，並請權責單位說明原因，如果 溝通事項環安課認為可作為系統修正參考事項，可於環境安全衛生 相關會議中提出討論，視需要並留下紀錄。

   5.4.6 公司內各部門或各部門間，可透過召開會議、授課、電子郵件、會議          紀錄、一般公告等任一方式主動傳遞訊息，以收溝通之效。

   5.4.7 工作場所內之安全衛生相關議題亦可經由部門內會議傳達，並列入會 議紀錄追蹤處理情況。

 5.4.8 前述會議紀錄及追蹤處理記錄應由會議召集部門保存之。

5.4.9 內部稽核情形及結果，應傳達相關單位或相關人員。

5.4.10 環安衛管理審查會議及相關檢討會議結果，應適時傳達至相關單位或個人。

5.5外部利害相關者溝通作業：

5.5.1主動：

a) 外部溝通管理架構，見「公司環安衞外部諮詢及溝通作業流程」。

b) 全公司性主動說明資訊，由環安課會同相關全責部門備妥後，利用公文、電子郵件、公告、公司簡介等傳遞訊息，主動告知公司員工、家屬、主管機關、管理機構、及其他外部利害相關團體。

c) 接收的訊息應記錄存檔，由環安課交由相關權責單位處理，如不能短期內處理完成，應視情況向原提案單位或人員告知處理情形。

d) 供應商、承攬商、設備代理/維修/保養廠商於施工前，採購單位應於開立注文書或發包前應告知並使其充分了解本公司環安衞管理系統有關之作業管制及承攬商職安衞管理辦法要求。工事權責單位應與承攬廠商溝通實施工事危害告知事項並留下紀錄，若其作業場所有任何變更影響他們之安全衛生時、應與承攬商諮詢溝通。

e) 客戶可透過適當方式，由營業部告知使其了解本公司環安衛管理系統之要求。

f) 事務部應對進入公司之訪客、來賓，主動以書面告知一般區域之安全衛生注意事項。

g) 公司之不可忍受風險，得由安全衛生管理推行委員會決議是否對外界大眾公開。

h) 環安課應依據守規義務要求，定期向主管機關以網路申報或公(函)文等方式進行溝通環安相關資訊，包含職災申報等。

5.5.2被動：

a) 各相關部門接獲外部利害相關者，對本公司安全衛生之疑問、抱怨、請求、要求、提議或詢問時，應轉知環安課處理。

b) 環安課溝通、瞭解、調查事件之後，洽詢相關權責部門，對該意見適當處理，予以回覆說明，並紀錄回報。

c) 相關單位回覆客戶所規範安全衛生相關績效準則資訊，包含改善措施等。

5.6本公司應諮詢工作者(非管理職人員)或工作者代表有關安全衛生事務有：

5.6.1 依據「組織環境議題鑑別及風險管理程序」諮詢工作者(或工作者代表)  環安衛相關需求與期望。

5.6.2 建立職業安全衛生政策過程應諮詢工作者(或工作者代表)。

5.6.3 指派適當的組織角色、責任及權限過程應諮詢工作者或工作者代表。

5.6.4 並透過廠內訓練、宣導或作業程序規範讓工作者(或工作者代表)決定如何履行守規性義務。

5.6.5 應諮詢工作者(或工作者代表) 有關於「環安衛目標及方案管理程序」所決定職安衛目標及其規劃措施。

5.6.6 依據「環安衞採購管理程序」進行諮詢外包商、供應商及承攬商本公司 所決定環安衛相關要求。

5.6.7 應諮詢工作者(或工作者代表)有關於「監督與量測管理程序」所決定職安衛績效如何進行監督與量測。

5.6.8 應諮詢工作者(或工作者代表)有關於「內部稽核管理程序」所規劃、建立、實施及維持稽核計畫內容。

5.6.9 應諮詢工作者(或工作者代表)有關於「監督與量測管理程序」、「職安衞目標及方案管理程序」及「環安衛管理審查管理程序」等所採取持續改善等措施。

5.7本公司應使工作者(非管理職人員)或工作者代表參與安全衛生事務有：

5.7.1參與本公司所決定諮詢與參與的機制或管道，如職安衛委員會、宣導等。

5.7.2參與危害鑑別、風險評估及控制方法決定時，應選擇實際負責者參與，以利有效完成鑑別其危害及風險。

5.7.3參與決定本公司於考量消除危害與降低環安衛風險的行動措施。

5.7.4參與本公司所決定環安衛相關適任性條件、訓練需求、訓練及評估訓練，包含守規義務要求及系統運作需求等訓練。

5.7.5參與本公司所決定需要溝通的資訊以及實施方式，如電子郵件、環安衛相關會議、承攬商會議紀錄、一般公告等。

5.7.6參與本公司所決定環安衛風險與機會之相關管制措施和其有效性的實施與使用。

5.7.7當有事件或不符合事項發生時，應選擇事件或不符合事項發生之相關者參與調查，以協助分析其發生原因，並找出矯正措施。

6.附件：

6.1附件一：公司職安衞公司內部諮詢與溝通作業流程圖。

6.2附件二：公司職安衞外部諮詢及溝通作業流程圖。

7表單：

7.1 環安衞內部溝通申請單。

7.2 外部溝通記錄表。